Các lợi ích từ chức năng BCC khi gửi email

BCC là gì?

BCC được viết tắt cho Blind Carbon Copy, cho phép bạn ẩn đi danh sách người nhận trong các email. Không giống như việc định địa chỉ trong trường To: hoặc CC: (Carbon Copy: đồng kính gửi), định địa chỉ trong trường BCC: làm cho các người nhận khác không nhìn thấy địa chỉ người mail.

Tại sao sử dụng chức năng này?

Có một vài lý do chính để chúng ta muốn sử dụng chức năng này, đó là:

• Sự riêng tư - Thỉnh thoảng sẽ rất có lợi, thậm chí cần thiết để cho người nhận biết được người nào khác cũng đang nhận được email của bạn. Nhưng trong nhiều trường hợp khác thì bạn lại muốn gửi cùng một tin nhắn đến nhiều người nhận mà không muốn cho họ biết như vậy. Ví dụ nếu bạn đang gửi email trên danh nghĩa một tổ chức hoặc công ty, thì sẽ rất quan trọng trong việc giữ được danh sách của khách hàng, thành viên và những liên hệ quan trọng. Bạn có thế muốn tránh việc liệt kê danh sách một loạt địa chỉ email trong một tin nhắn đã gửi đến những người nhận bên ngoài.

• Kiểm tra – Có thể bạn muốn truy cập hoặc lưu trữ tin nhắn email đang gửi tại một tài khoản email khác, hoặc cũng có thể bạn muốn đồng gửi cho ai đó (như người giám sát hoặc thành viên nhóm) mặc dù người đó không liên quan đến trong quá trình trao đổi. BCC cho phép bạn gửi mail tới một vài người khác mà người nhận thực sự không biết điều đó.

• Tôn trọng người nhận – Các tin nhắn chuyển tiếp thường chứa một danh sách dài các địa chỉ email đã được gửi CC bởi người gửi trước. Các địa chỉ này rất hợp lệ, vì vậy chúng có giá trị đối với những kẻ tấn công bằng spam. Hơn thế nữa, nhiều virus sinh email cũng lợi dụng nó mà thu lượm được địa chỉ email trong các tin nhắn này. Vì vậy danh sách dài trong tin nhắn chuyển tiếp có thể gây ra rủi ro cho tất cả các tài khoản mà chúng chỉ tới nếu bạn đã bị nhiễm các phần mềm độc hại.

Nhiều người thường xuyên chuyển tiếp các tin nhắn đến toàn bộ địa chỉ bằng sử dụng CC. Hãy khuyên những người này, người chuyển tiếp các tin nhắn đến bạn sử dụng BCC để địa chỉ email của bạn không bị xuất hiện trong hộp thư của người khác. Để tránh mắc phải vấn để này, bạn hãy sử dụng BCC nếu chuyển tiếp tin nhắn cho người khác. Bạn cần tốn một chút thời gian để xóa tất cả các địa chỉ email đang tồn tại bên trong tin nhắn. Việc làm này sẽ có lợi cho bạn vì người nhận sẽ hài lòng với việc không có các phần cuộn ở dưới với nhiều thông tin không mong muốn.

Làm thế nào để BCC một tin nhắn email?

Hầu hết các client email đều có tùy chọn BCC được liệt kê dưới trường To:. Mặc dù vậy, đôi khi nó lại là một tùy chọn không được liệt ra mặc định. Nếu bạn không tìm thấy chúng, hãy kiểm tra menu trợ giúp hoặc tài liệu của phần mềm.

Nếu bạn muốn BCC đến tất cả người nhận nhưng client email lại không cho gửi tin nhắn để trống trường To:, thì bạn có thể sử dụng chính địa chỉ email của bạn trong trường đó. Ngoài việc ẩn nhận dạng của người nhận, tùy chọn này còn cho phép bạn xác nhận tin nhắn đó đã được gửi thành công.